Nadat je een nieuwe klant hebt aangenomen en zijn campagnes hebt opgezet, zal klantrapportage waarschijnlijk de voornaamste vorm van contact zijn.
Rapportage over klanten zal in frequentie en structuur verschillen, afhankelijk van de klant, maar het is zonder twijfel een van de beste manieren om de kwaliteit van je diensten te illustreren en op lange termijn klanten te behouden.
Maar als je bureau groeit, loop je tegen een probleem aan dat veel andere bedrijven ook hebben: handmatige rapportage breidt niet uit.
De tijd die het kost om je klantrapporten op te stellen loopt snel op als het gaat om het verzamelen en visualiseren van gegevens, en dat kan een belangrijke wegversperring voor groei zijn.
Daarom moet de klantrapportage zo veel mogelijk geautomatiseerd worden.
We bespreken hoe je je klantrapportage van begin tot eind kunt beheren, onder meer:
- Wat moeten klantrapporten bevatten?
- Data Storytelling in je klantrapportage
- Klantrapportage automatisering: Hoe kun je je bureau beter structureren?
Laten we beginnen.
Wat moeten klantrapporten bevatten?
De inhoud van elk rapport zal variëren naargelang het soort marketing dat je doet, maar het is een must om een aantal elementen in elk rapport op te nemen.
Hieronder staan de zeven secties die in het rapportsjabloon voor digitale marketing moet staan:
- Samenvatting van het rapport
- Google Analytics – Alle kanalen
- Google Analytics – Doelen (Conversies)
- SEO-ranglijsten
- Social media overzicht
- PPC-overzicht
- E-mail overzicht
Samenvatting van het rapport
Omdat veel klanten niet vertrouwd zullen zijn met de technische bijzonderheden van een marketing campagne, is de samenvatting van het rapport van cruciaal belang. Hier kun je een overzicht geven van de prestaties van de vorige maand en een plan voor de toekomst.
Samenvatting rapport
Google Analytics – Alle kanalen
Het algemene succes van de campagne wordt weergegeven in het Google Analytics – Alle Kanalen gedeelte, dat het aantal gebruikers, bezoekersbronnen, en KPI’s zoals gemiddelde sessieduur, bounce rates, en conversies omvat. Dit gedeelte is bedoeld om je klant te vertellen welke platforms succesvol werken en je bedrijfsstrategie voor de volgende maand te sturen.
Google Analytics Rapport
Google Analytics – Doelen
Dan is er een kolom voor het aantal conversies of doelen, die in Google Analytics kunnen variëren van e-mail inschrijvingen tot aankopen. Dit gedeelte geeft klanten een uitsplitsing van hun totale ROI voor elk kanaal en een meer gedetailleerde kijk op metriek in verband met doelvoltooiingen, zoals dollarwaarde en conversiepercentage.
Google Analytics doelen
SEO-ranglijsten
SEO-ranglijsten op Google en Bing kun je volgen en rapporteren met SEO rankings. Je kunt ook volgen hoe de ranglijsten in de loop van de tijd veranderen, wat je kan helpen uit te zoeken welke zoekwoorden volgende maand meer aandacht nodig hebben.
SEO-ranglijst rapport
Overzicht social media
Het social media overzicht toont de meest relevante statistieken en KPI’s voor het platform van elke klant. Dit omvat statistieken als totaal aantal volgers, betrokkenheid bij posts, en bereik.
Social media overzicht
PPC-overzicht
Aansluitend is er een analyse sectie waar je pay-per-click (PPC) campagnes over verschillende platforms kunt volgen. Totale advertentiekosten, cost-per-click, conversies, impressies, en andere analyses zijn inbegrepen.
PPC-overzicht
E-mail overzicht
Als je tenslotte verantwoordelijk bent voor e-mail marketing campagnes voor klanten, kun je in dit gedeelte cruciale gegevens meten zoals open rate, click-through rate, en gebruikersgroei voor de maand.
E-mail overzicht
Gegevens vertellen in je klantrapportage
Laten we het eens hebben over hoe je de rapportage verder kunt brengen en met je gegevens een boeiend verhaal kunt bouwen, nu we hebben verkend wat je in je klantrapporten kunt opnemen.
Het proces waarbij je oorspronkelijke gegevens vertaalt in een verhaal dat cruciale veranderingen, patronen, of trends illustreert, heet data storytelling. Dit wordt bereikt door drie belangrijke kenmerken te combineren:
- Gegevens: Het verzamelen en samenvoegen van gegevens op een consistente plaats is de eerste stap in het vertellen van gegevens. Gegevens worden automatisch opgehaald uit talrijke bronnen met behulp van een API, wat een van de cruciale voordelen van rapportagesoftware is.
- Visualisatie: De volgende stap is om de oorspronkelijke gegevens te nemen en ze zo te visualiseren dat iedereen ze kan begrijpen, ongeacht technische kennis. Zo kun je oorspronkelijke gegevens omzetten in inzichten door trends en patronen vast te stellen.
- Verhaal: Tenslotte moet bij data storytelling een verhaallijn horen die de betekenis van de gegevens beschrijft en eventuele kritieke KPI’s belicht.
Gegevens praten
Notities en doelstellingen toevoegen aan je lijngrafieken en op datum gebaseerde kolomgrafieken is een voorbeeld van data storytelling in klantrapportage.
Klantrapportage automatisering: Hoe kun je je bedrijf structureren?
Automatisering is het sluitstuk van klantrapportage. Hoewel de eerste opzet van je klantrapportage tijd kost, kun je je dankzij rapportautomatisering concentreren op essentiële activiteiten, zoals het verbeteren van resultaten en het toevoegen van je inzichten aan elk rapport.
Het is van vitaal belang te onthouden dat automatisering een langdurig proces is dat voortdurend bijgesteld en verbeterd moet worden. Hier zijn enkele van de meest essentiële fasen bij het opzetten van een geautomatiseerde klantrapportage machine:
- Centraliseer je gegevens
- Rapport en dashboard templates gebruiken
- Creëren van beste praktijken voor klantencommunicatie
- Gegevensoverzichten toekennen & beheren
- Je verkoopteam meer mogelijkheden geven
- Workflow automatisering
Centralisatie van gegevens
Gegevens uit talrijke marketingbronnen in één overzicht samenbrengen is een van de moeilijkste aspecten van klantrapportage.
Maak gebruik van rapport en dashboard templates
De volgende stap is het gebruik van rapport en dashboard templates nadat je je gegevens in een enkele weergave hebt samengevoegd. Met rapport templates kun je je inspanningen concentreren op campagneresultaten, zodat je effectiever kunt schalen. Misschien wil je fris beginnen en een uniek rapport ontwerpen, maar templates zijn meestal een goede plaats om te beginnen en kunnen voor elke klant veranderd worden.
Creëer beste praktijken voor klantencommunicatie
Nadat je je klantrapporten hebt opgezet, moeten de standaardprocedures van het bureau voor cliëntencommunicatie worden vastgesteld. De communicatie met de klant kan anders verlopen naargelang de eisen van de klant. Daarom is het beter dit vroeg in het onboarding proces uit te zoeken.
Je verkoopteam meer mogelijkheden geven
De volgende stap is om cliënten toegang te verlenen. Als je afgesproken hebt om maandelijks rapporten te sturen of 24/7 toegang te geven tot een live dashboard. Als je een live dashboard gebruikt, kun je elke klant zijn login geven en de toestemmingen van elke gebruiker volledig aanpassen, zodat ze alleen zien wat ze nodig hebben. Als je maandelijkse rapporten wilt gebruiken, kun je eens per maand automatische e-mails naar je medewerkers sturen.
Workflow automatisering
Naast het automatiseren van het genereren van individuele rapporten, is de laatste stap het automatiseren van de procedures van je bedrijf.
Samenvatting: Geautomatiseerde klantrapportage
Klantrapportage is van cruciaal belang voor de groei en winstgevendheid van elke organisatie. Aan de andere kant kan het handmatig maken van rapporten een tijdrovende en inefficiënte hindernis zijn. In plaats van handmatig gegevens te verzamelen, samen te voegen en te visualiseren, kun je met rapportagesoftware die gegevens via een API binnenhalen, zodat je je kunt concentreren op taken van hogere waarde.
Samenvattend biedt geautomatiseerde rapportagesoftware bedrijven een aantal tijd- en kostenvoordelen, waarvan de belangrijkste zijn de hoogwaardige consistentie van je rapporten, de schaalbaarheid, en de eenvoud van het contact met de klant.
Wil je jouw bedrijf laten groeien? Neem dan contact op met een van onze digitale marketing experts bij GigaLeads.
